Bonjour,

Nous profitons de cette occasion pour vous rappeler vos obligations et les politiques et procédures de HUB Capital (« HCI ») concernant la livraison des documents d'aperçu des fonds aux clients. Ce bulletin met également en évidence les outils disponibles dans RepVision pour vous aider à : accéder aux documents d'aperçu du fonds pour vos clients ; documenter la livraison des documents d'aperçu des fonds à vos clients ; et en démontrant votre respect de ces obligations dans le cadre de votre dossier client.

Les conseillers sont tenus par la réglementation et les politiques et procédures de HCI de fournir aux clients une copie du document Aperçu des fonds avant d'accepter une opération. Cette exigence s'applique également aux transactions ultérieures dans un fonds. Par conséquent, si une version mise à jour de l'aperçu des fonds est disponible, elle doit être remise au client avant que la transaction suivante ne soit soumise.

Les documents d'aperçu des fonds, comme un prospectus simplifié, doivent être mis à jour annuellement ou plus fréquemment s'il y a eu un changement important dans le fonds, afin d'assurer une information/divulgation à jour pour les porteurs de parts nouveaux et existants. Si une nouvelle version de l'aperçu des fonds est disponible au moment d'une opération ultérieure, une version mise à jour doit être fournie au client.

La livraison d'une version actuelle du document Aperçu des fonds est requise pour tous les achats, substitutions, conversions, PAC initiaux et modifications des fonds dans les PAC existants, mais elle n'est pas requise pour les PAC, distributions, ajustements ou transferts en nature ultérieurs.

Les aperçus des fonds peuvent être livrés aux clients en personne, par courrier électronique ou par d'autres moyens (par exemple, imprimés et envoyés par la poste au client).

Les représentants doivent prouver le mode de livraison et avoir la preuve que l'aperçu du fonds a été fourni au client avant l'acceptation de la transaction.

Pour aider à remplir ces obligations, HCI exige que tous les représentants utilisent RepVision pour fournir des documents d'aperçu des fonds à leurs clients. Cela garantit que la version la plus récente de l'aperçu des fonds est remise au client.

En plus du suivi de la livraison de la version la plus récente, les autres avantages pour le représentant de l'utilisation de la livraison de l'aperçu des fonds dans RepVision comprennent :

• Accès rapide aux documents Aperçu des fonds pour tous les fonds communs de placement approuvés pour la vente par l'intermédiaire de HCI.
• Livraison aisée d'Aperçus des fonds aux clients par e-mail, directement depuis RepVision.
• Possibilité d'imprimer une copie de l'Aperçu des fonds à livrer aux clients, soit en personne ou par la poste, et d'imprimer une page séparée pour que les clients signent accusant réception de la copie imprimée.
• Conserve un dossier sous le client dans RepVision, indiquant chaque document d'aperçu des fonds qui a été livré, y compris : le code du fonds, le nom du fonds, la date à laquelle l'aperçu des fonds a été demandé, la méthode de livraison (courriel ou papier), les détails de livraison et s'il y a une version à jour de l'aperçu du fonds est disponible. Cette fonctionnalité permet aux représentants de démontrer facilement que l'aperçu des fonds a été remis au client avant la transaction.

Colonne « À jour » sur la section de livraison de l'aperçu des fonds dans RepVision

Les informations fournies dans cette colonne sont importantes pour un représentant à considérer lorsqu'un client effectue un achat ultérieur afin de déterminer si le dernier aperçu des fonds livré est toujours à jour, ou si une version mise à jour de l'aperçu des fonds est disponible et doit être fournie au client avant que l'achat supplémentaire ne soit effectué.

Sous la colonne « À jour » si elle indique :

• « Oui » à côté du fonds, le client dispose de la version la plus récente de l'aperçu des fonds et il n'est pas nécessaire de lui en fournir une copie avant que l'achat ultérieur ne soit effectué.
• « Non » à côté du fonds, cela signifie que l'aperçu des fonds précédemment fourni au client est désormais obsolète et que le client devra recevoir une copie à jour de l'aperçu des fonds avant que l'achat supplémentaire ne soit effectué dans le fonds.

Créer de nouveaux clients et fournir des informations sur les fonds avant que le formulaire KYC ne soit rempli

• Les représentants peuvent créer de nouveaux clients sur le système, en saisissant uniquement leur nom et leur adresse électronique, afin de fournir des aperçus des fonds au client avant d'ouvrir un compte et être en mesure de documenter la livraison électroniquement sur le système. Un KYC n'est pas nécessaire pour créer le dossier client et fournir le document d'aperçu des fonds.
• Une fois le formulaire KYC entièrement rempli et signé par le client, le solde des informations KYC doit être saisi dans RepVision (par exemple, adresse, informations sur l'emploi, informations sur le régime, etc.) conformément aux procédures normales de HCI.

Si vous avez des questions ou souhaitez en savoir plus sur les outils de diffusion de l'aperçu des fonds dans RepVision, veuillez contacter votre spécialiste des produits d'investissement. 

Si vous avez des questions concernant vos exigences de livraison de l'aperçu des fonds, veuillez contacter votre responsable régional de la conformité.

Cordialement,

Cheryl Hamilton
Vice-présidente gestion des risques et chef de la conformité